مهندسی خرید چیست؟ و مفهوم، اهمیتی آن

در دنیای کسب و کار روز به روز پیچیده‌تر و متغیرتر می‌شود. رقابت فراگیر، تکنولوژی پیشرفته، محدودیت منابع و نیاز به بهبود عملکرد و سودآوری، سازمان‌ها را به دنبال روش‌های جدیدی برای مدیریت فرآیندهای خود می‌کشاند. در این راستا، مهندسی خرید به انگلیسی(Procurement Engineering) به عنوان یکی از عوامل کلیدی برای بهبود عملکرد و افزایش سودآوری سازمان‌ها در نظر گرفته می‌شود. در این مقاله از پورتال جامع مهندسین ایران، به بررسی مفهوم مهندسی خرید و اهمیت آن در سازمان‌ها می‌پردازیم.

مفهوم مهندسی خرید

مهندسی خرید به عنوان یک حوزه مهم در مدیریت زنجیره تأمین، فرآیندی است که در آن با استفاده از روش‌ها، فنون و اصول مهندسی، عملیات خرید سازمان بهبود می‌یابد. در واقع، مهندسی خرید به تحلیل، طراحی و بهینه‌سازی فرآیندهای خرید سازمان می‌پردازد تا به دستیابی به هدف‌های اقتصادی و عملکردی مطلوب کمک کند. این شامل فعالیت‌هایی مانند تحلیل بازار، انتخاب تأمین‌کنندگان، بررسی کیفیت و قیمت، مذاکره و قراردادنویسی و مانیتورینگ تأمین‌کنندگان می‌شود.

اهمیت مهندسی خرید

بهبود عملکرد سازمان: مهندسی خرید امکان بهبود عملکرد سازمان را فراهم می‌کند. با بهینه‌سازی فرآیندهای خرید، زمان و هزینه‌ها کاهش می‌یابد و عملکرد سازمان بهبود می‌یابد. انتخاب مناسب تأمین‌کنندگان، قراردادنویسی مؤثر و مانیتورینگ مداوم تأمین‌کنندگان، ریسک‌های مرتبط با تأمین مواد و خدمات را کاهش می‌دهند و امکان رشد و توسعه سازمان را افزایش می‌دهند.

کاهش هزینه‌ها: مهندسی خرید به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا از طریق برنامه‌ریزی دقیق و بهینه‌سازی فرآینده خرید، هزینه‌های خرید را کاهش دهند. با تحلیل بازار و مذاکره با تأمین‌کنندگان، قیمت‌ها را بهبود می‌بخشند و بهینه‌سازی موجودی‌ها و زمانبندی تحویل، هزینه‌های نگهداری و انبارداری را کاهش می‌دهند.

کیفیت و قابلیت اطمینان: مهندسی خرید با تمرکز بر انتخاب تأمین‌کنندگان با کیفیت بالا و قابلیت اطمینان، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مواد و خدمات با کیفیت بالا را تأمین کنند. این باعث افزایش رضایت مشتریان و ارتقای نام و اعتبار سازمان می‌شود.

مدیریت ریسک: مهندسی خرید به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های مرتبط با زنجیره تأمین را مدیریت کنند. با انتخاب مناسب تأمین‌کنندگان، تنوع تأمین و کاهش وابستگی به یک منبع تأمین، سازمان را در برابر تغییرات بازار و مشکلات احتمالی مقاومت می‌کند.

نوآوری و رشد: مهندسی خرید به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا با جستجوی مداوم در بازار و همکاری با تأمین‌کنندگان، به نوآوری و بهبود محصولات و خدمات خود بپردازند. این امر به رشد و پیشرفت سازمان کمک می‌کند و رقابت‌پذیری را افزایش می‌دهد.

 

اقدامات لازم در تأمین مصالح پروژه در مهندسی خرید

در فرآیند مهندسی خرید و تأمین مصالح پروژه، برخی اقدامات لازم و مهم وجود دارد. در زیر به برخی از این اقدامات اشاره می‌کنم:

۱. تعیین نیازها و مشخصات فنی: این اقدام بررسی و تحلیل دقیقی از نیازهای پروژه و مشخصات فنی مصالح مورد نیاز شامل مواد، ابعاد، استانداردها و ویژگی‌های فنی است. برای انجام این اقدام، همکاری نزدیک با تیم‌های مرتبط مانند طراحی و مهندسی پروژه ضروری است.

۲. شناسایی تأمین‌کنندگان: در این مرحله، باید تأمین‌کنندگان مختلفی که مصالح مورد نیاز را عرضه می‌کنند، شناسایی شوند. این شامل بررسی بازار، مشاوره با متخصصان صنعت و استفاده از منابع آنلاین و دسترسی به پایگاه داده‌های تأمین‌کنندگان است.

۳. ارزیابی تأمین‌کنندگان: پس از شناسایی تأمین‌کنندگان، باید آن‌ها را ارزیابی کرده و انتخاب کرد. این ارزیابی شامل بررسی و ارزیابی معیارهایی مانند تجربه، قابلیت تولید، کیفیت محصول، قابلیت ارائه خدمات پس از فروش و قابلیت ارائه تأمین منابع به موقع است.

۴. مذاکره قرارداد: پس از انتخاب تأمین‌کننده مناسب، باید قرارداد مناسبی با او منعقد شود. این قرارداد باید شرایط قانونی، قیمت، شرایط تحویل، ضمانت‌ها، تعهدات و سایر جزئیات مورد نیاز را پوشش دهد. در این مرحله، مذاکره با تأمین‌کننده برای به دست آوردن شرایط مطلوب و منصفانه انجام می‌شود.

۵. پیگیری و کنترل تأمین: پس از انعقاد قرارداد، باید فرآیند تأمین مصالح را پیگیری کرده و کنترل کرد. این شامل بررسی تحویل مواد و خدمات به موقع، اطمینان از کیفیت مطابق با استانداردها، رفع مشکلات و اختلافات حاکمیتی و مالی است.

۶. مدیریت ریسک: در طول فرآیند تأمین مصالح، باید ریسک‌های مرتبط با تأمین را مدیریت کرد. این شامل شناسایی ریسک‌های متمرکز کاری و تدابیر احتمالی برای کاهش آن‌ها است. ممکن است این ریسک‌ها شامل تأخیر در تحویل مواد، کیفیت نامطلوب محصول، افزایش قیمت‌ها، تغییرات در شرایط بازار و مسائل حاکمیتی و قانونی باشد.

۷. هماهنگی با سایر تیم‌ها: در فرآیند مهندسی خرید، هماهنگی و همکاری نزدیک با سایر تیم‌های پروژه مانند مهندسی، ساخت و تولید و مدیریت پروژه بسیار مهم است. ارتباط مداوم با تیم‌های دیگر و به اشتراک گذاری اطلاعات و نیازها از جمله اقدامات لازم در این حوزه است.

۸. پایش و ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان: بعد از شروع عملیات تأمین، نیاز است که عملکرد تأمین‌کنندگان پیگیری و ارزیابی شود. این شامل ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان بر اساس عواملی مانند کیفیت، تحویل به موقع، پاسخگویی و قابلیت همکاری است. در صورت نیاز، تقاضای بهبود عملکرد می‌تواند صورت گیرد.

۹. مدیریت تغییرات: در طول فرآیند مهندسی خرید، ممکن است نیازها و مشخصات پروژه تغییر کنند. در این صورت، باید تغییرات را مدیریت کرده و تأثیر آن‌ها را بر تأمین مصالح موردنیاز بررسی کنید. این شامل ارزیابی تأثیر تغییرات بر زمان، هزینه و منابع مورد نیاز است.

در کل، مهندسی خرید یک فرآیند چند مرحله‌ای است که نیازمند برنامه‌ریزی، همکاری و پیگیری دقیق است. این اقدامات برای تأمین مصالح پروژه به موقع، با کیفیت و با هزینه مناسب بسیار مهم هستند.

علل ورود مهندسی خرید در اجرای پروژه ها

ورود مهندسی خرید در اجرای پروژه‌ها به دلایل مختلفی انجام می‌شود. در زیر به برخی از اصلی‌ترین علل ورود مهندسی خرید در اجرای پروژه‌ها اشاره می‌کنم:

تضمین تأمین مصالح: یکی از اصلی‌ترین علل ورود مهندس خرید در پروژه‌ها، تأمین مصالح و مواد مورد نیاز است. مهندسی خرید مسئولیت تأمین مصالح با کیفیت، با قیمت مناسب و به موقع را بر عهده دارد. با تکیه بر تخصص و تجربه خود، مهندسی خرید به تعیین تأمین‌کنندگان مناسب، مذاکره قراردادهای مناسب و پیگیری تحویل مواد می‌پردازد.

بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها: مهندسی خرید به منظور کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی در فرآیند تأمین مصالح، تجربه و تخصص خود را به کار می‌گیرد. این شامل انتخاب تأمین‌کنندگان با قیمت مناسب، مذاکره قراردادهای بهینه، بهره‌گیری از تخفیف‌ها و تسهیلات مالی، بهره‌وری از منابع بیشتر و بهره‌گیری از نوآوری‌های موجود در بازار می‌باشد.

بهبود کنترل کیفیت: مهندسی خرید نقش مهمی در کنترل کیفیت مصالح و مواد دارد. این شامل انتخاب تأمین‌کنندگان با استانداردهای کیفیت مطابق، ارزیابی و انتخاب مواد با کیفیت، بررسی نمونه‌ها و آزمایشگاه‌ها، اطمینان از تأمین مواد با استانداردهای لازم و رفع نقص‌ها و مشکلات است.

مدیریت ریسک: مهندسی خرید در جهت مدیریت ریسک‌های مرتبط با تأمین مصالح در پروژه نقش مهمی دارد. این شامل شناسایی ریسک‌های مرتبط با تأمین، ارزیابی تأثیر آن‌ها بر پروژه، انتخاب راهکارهای مدیریت ریسک و اعمال تدابیر احتیاطی است.

هماهنگی با تیم‌های دیگر: مهندسی خرید در پروژه‌ها با تیم‌های دیگر مانند مهندسی، ساخت و تولید و مدیریت پروژه هماهنگی نزدیکی دارد. این هماهنگی شامل تعیین نیازمندی‌ها، ارتباط مداوم،تحلیل فنی و اقتصادی، بررسی امکان تأمین مصالح، بررسی جریان‌های مالی و بودجه، بررسی زمانبندی تحویل مواد و هماهنگی در جهت رفع هرگونه اختلال و تداخل در فرآیند پروژه است.

این تحلیل ها و هماهنگی ها به منظور افزایش کارایی و بهره‌وری در اجرای پروژه، کاهش هزینه‌های اضافی و خطرات، بهبود کیفیت و تأمین مطابقت با استانداردها و نیازمندی‌های پروژه انجام می‌شوند.

در کل، مهندسی خرید ورود مهندسان خرید به پروژه‌ها را به منظور تأمین مواد با کیفیت، بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها، کنترل کیفیت، مدیریت ریسک و هماهنگی با سایر تیم‌ها تضمین می‌کند.